物流的及时性
会展物流路径多样，有可能要经过汽车、火车、轮船的反复搬运、装卸与长途跋涉。但无论怎样复杂，展品都应及时运送到展位，按时展示。展览的展示时间都是短暂的，一般只有四天左右，如果展品迟到一两天，参展商的参展活动将失去意义。因此，展示设计对物流的时间要求近乎苛刻，必须保证展品及时上架，不能有半点闪失。在途运输时间是物流公司并不完全掌握的。物流公司应与运输部门反复确认在途时间，并预留一定时间，以保证展品能及时在展会上展示；但也不能预留太长时间，因为那样会增加参展商的仓储成本。
任何物流都应提供安全的服务。但现实情况是，物流安全并不十分可靠。除索马里的海盗活动外，欧洲、中东也是被盗案的高发区。据有关消息，2008年全球货柜被盗案件3756起，货物损失达到1706亿欧元。展览中的有些展品（如文物）具有独一无二的特性，一旦在物流过程中被损坏或被盗，将造成无可挽回的损失。这种情况即使通过保险也不能完全解决。展示设计要求有关的物流公司提供绝对安全的服务。
物流服务提供商应提供物流服上海展会搭建务方案，并与展览设计主承办方充分协商；与参展商及时进行沟通，根据他们的要求，提供个性化的物流服务。物流服务中对时间的把握特别重要，过早集中货物，会增加参展商的仓储费用；晚了可能会对展品的及时参展产生风险。应反复权衡时间关系，制订出安全、保险、留有余地，同时又有利于降低参展商参展成本的物流方案。
配合物流公司实施方案，保证展品及时上架展示
由于种种原因，有时展品已到港口，但没有通关，不能及时上架展示。遇到这种情况，除物流公司应全力以赴进行疏通外，展览设计主承办方也要配合物流公司开展相关的工作，如通过提供某种形式的担保、将展品置于海关的监控之下、迅速补办手续等办法，促使展品及时上架，与观众见面。
如果展览的主承办方是集团公司，并且拥有自己的展览物流公司，一般是指定自己的公司为参展商提供物流服务。但是，我国大部分展览设计公司都是中小展览公司，没有自己控股或独资的物流公司。在此情况下，展览的主承办方需要在社会上选择一家物流公司为展会提供相关的服务。其条件一是物流公司熟悉展览设计业务，信誉较好；二是具有报关资质，与海关、商检、展馆有较好的工作关系；三是提供的报价较合理。
为了给参展商找到资质较好的物流服务商，可以采用向社会招标的方式进行。在招标之前，要把招标的条件、要求等表达清楚。在比较各物流公司所提供的服务内容和报价后，再确定物流服务提供商。
在确定物流提供商以后，上海展会搭建要及时在网上公布其单位名称、地址、联系人、联系电话、传真号、收费标准等，便于参展商及时与其联系。
